Leonids
18/08/2023
Cách tổ chức Gala Dinner đầy đủ và tiết kiệm
Gala dinner là sự kiện giải trí được rất nhiều doanh nghiệp, công ty ưa chuộng và lựa chọn trong nhiều năm trở lại đây. Vậy gala dinner là gì mà lại đem sức hút nhiều đến như vậy ? Cách để tổ chức gala dinner tuyệt vời và thành công ra sao ? Hãy cùng Sự kiện Mạnh Hùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu nhé !
1. Gala dinner là gì?
Có thể hiểu gala dinner là một chương trình sự kiện được tổ chức bởi một công ty, tổ chức vào một dịp đặc biệt nào đó của công ty, tổ chức đó nhằm tôn vinh sự thành công của một dự án, khen thưởng tập thể, cá nhân,... Gala dinner thường được tổ chức vào buổi tối và cũng thường được kết hợp vào tiệc tất niên, tiệc tổng kết năm của công ty hoặc tổ chức đó.
2. Những ý nghĩa và tầm quan trọng của việc tổ chức gala dinner
- Quảng bá và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp: Bữa tiệc gala dinner mang lại nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp khi đây là thời điểm tốt nhất để giúp quảng bá và nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác cũng như công nhân viên, gây ấn tượng tốt cũng như khơi dậy tinh thần tự hào của tập thể nhân viên đối với công ty.
- Gặp mặt tri ân khách hàng, đối tác thân thiết: Khách hàng và đối tác là những vị khách trung thành, luôn đồng hành và ủng hộ doanh nghiệp trong thời gian dài nên các doanh nghiệp thông qua đêm tiệc Gala muốn dành tặng sự chỉn chu của buổi tiệc hay những món quà giá trị như lời tri ân của doanh nghiệp gửi đến khách hàng và những đối tác thân thuộc để thúc đẩy, củng cố mối quan hệ. Hơn thế đây còn là cơ hội để tất cả mọi người ngồi lại trò chuyện và hiểu nhau hơn, từ đó chia sẻ để giúp công phát triển và đem lại chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt hơn đến khách hàng của mình.
- Gắn kết nội bộ: Gala dinner là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đối với đội ngũ nhân viên đã luôn tận tình, làm việc hết mình trong công việc, cùng nhau hoàn thành mục tiêu chính là phát triển công ty càng lớn mạnh. Một buổi gala dinner thành công sẽ giúp thúc đẩy mối quan hệ giữa các nhân viên, xây dựng nội bộ doanh nghiệp càng gắn kết thêm để làm việc sau này đạt hiệu quả hơn.
- Thúc đẩy tinh thần nhân viên: Sau những chuỗi ngày làm việc hết mình thì gala dinner là thời gian để cán bộ nhân viên doanh nghiệp được thư giãn, vui chơi, giải tỏa những căng thẳng. Bữa tiệc gala dinner được xem là bí quyết để kick off, mang lại cảm giác gần gũi, thoải mái cho mọi người từ đó thúc đẩy tinh thần nhân viên, tạo động lực và tăng hiệu suất công việc sau sự kiện.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Thông qua đêm tiệc Gala Dinner, doanh nghiệp có thể truyền tải được thông điệp của mình, là cơ hội để xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả. Một đêm tiệc thành công sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện rõ hình ảnh doanh nghiệp.
- Tổng kết những thành tựu trong năm: Ngoài những ý nghĩa tri ân thì đêm gala còn có ý nghĩa tổng kết những thành công doanh nghiệp đã đạt được trong năm vừa qua với màn phát biểu của các vị ban lãnh đạo. Sau tính trang trọng của màn tổng kết thì cần đan xen những tiết mục văn nghệ, trò chơi teambuilding để thắt chặt tình đoàn kết cũng như tăng sự gắn bó giữa các nhân viên trong công ty.
3. Những loại hình tổ chức tiệc gala dinner
Tiệc tất niên, liên hoan cuối năm (Year End Party)
Tiệc tất niên, tiệc cuối năm thường được tổ chức vào dịp cuối năm. Đây là loại hình tiệc rất phổ biến với các doanh nghiệp sau một năm làm việc. Tiệc tất niên thường được tổ chức quy mô, trang trọng với hình thức kết hợp giữa việc nhìn lại toàn bộ hành trình, tổng kết lại những hoạt động và thành tựu đã đạt được của doanh nghiệp trong thời gian qua. Đồng thời, vinh danh và khen thưởng những cá nhân có thành tích xuất sắc. Song song, ăn tiệc và tổ chức các trò chơi cho các thành viên tham gia để vui chơi, thư giãn, giao lưu gắn kết. Doanh nghiệp có thể gửi lời mời đến quý khách hàng, đối tác thân thiết cùng tham dự để chia sẻ niềm vui chung.
Gala Dinner kết hợp với du lịch, teambuilding
Hình thức gala dinner kết hợp với hoạt động du lịch cũng là một loại hình khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức cho công ty bởi sự đa dạng về địa điểm và hình thức trò chơi, tạo nên không khí vui vẻ giữa các thành viên, tránh gây nhàm chán cho buổi tiệc. Việc tổ chức hoạt động tham quan du lịch kết hợp với các trò chơi teambuilding cùng với chương trình gala dinner tạo nên nhiều tiếng cười sảng khoái, các tiết mục thú vị, không gian ấn tượng sẽ là dấu ấn cho sự kiện thêm ý nghĩa, đáng nhớ, tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên tập thể.
Gala dinner tân niên, chào đón năm mới
Đây là sự kiện được tổ chức thường niên vào mỗi dịp đầu năm với mục đích khai xuân, như một lời chào năm mới đầy hứng khởi. Đây là dịp để công ty có thể tổng kết lại những hạng mục ở năm cũ và đưa ra nhưng mục tiêu mới cũng như định hướng thúc đẩy tinh thần làm việc của tập thể công ty trong năm mới. Gala dinner khai xuân đánh dấu cột mốc giữa năm mới và năm cũ, là dịp để mọi người gặp mặt và gửi gắm cho nhau những lời chúc tốt đẹp nhất, cùng chào đón một năm mới thành công rực rỡ, khởi đầu phát triển đầy thuận lợi.
Gala dinner gặp mặt, tri ân khách hàng
Tiệc gala dinner tri ân khách hàng là một hoạt động thiết yếu mà các doanh nghiêp luôn chú trọng tổ chức thường xuyên trong năm hoặc định kỳ mỗi năm một lần. Khách hàng là những người thân thiết đã góp phần trong việc thúc đẩy sự phát triển của công ty, tạo động lực để công ty tiến về phía trước. Do đó, doanh nghiệp tổ chức sự kiện này nhằm mục đích thể hiện sự trân trọng với khách hàng đã tin tưởng, sử dụng sản phẩm, dịch vụ và đồng hành cùng công ty, giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng, quan tâm và tạo được thiện cảm với công ty. Bên cạnh đó, đây là dịp để khách hàng và doanh nghiệp cùng gặp gỡ, giao lưu với nhau, thưởng thức tiệc, tạo ấn tượng tốt cho hai bên, củng cố lại hình ảnh thương hiệu đồng thời tạo cầu nối vững chắc giữa doanh nghiệp và khách hàng.
4. Kịch bản tổ chức gala dinner
Để buổi tiệc gala dinner hấp dẫn, đặc sắc đòi hỏi phải xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình chỉn chu và hợp lý. Việc sở hữu một kịch chặt chẽ, chi tiết và rõ ràng sẽ giúp cho công tác chuẩn bị và thực hiện được diễn ra chính xác, đúng nhịp, liền mạch và có khả năng khuấy động không khí cao hơn. Kịch bản chuyên nghiệp sẽ có nội dung và thời lượng phân chia cụ thể, giúp ban tổ chức và ê kíp chương trình biết rõ việc cần làm trong từng giai đoạn, từ đó làm việc nhanh gọn và tiết kiệm công sức mà không lo việc bị chồng chéo, ảnh hưởng lẫn nhau. Một kịch bản tổng thể chuẩn bao gồm số thứ tự, thời gian, nội dung, các chi tiết và ghi chú rõ ràng về các hoạt động chính, phụ trong suốt sự kiện.
Trước tiên, cần xây dựng kịch bản đơn giản nhất gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đón khách.
Bước 2: MC khuấy động không khí và tuyên bố lý do bữa tiệc.
Bước 3: Mời ban lãnh đạo hoặc nhà đầu tư lên phát biểu khai mạc chương trình.
Bước 4: Tiết mục văn nghệ khai mạc.
Bước 5: Khen thưởng nhân viên đạt thành tích xuất sắc trong năm (Nếu có).
Bước 6: Khai tiệc với các món ăn hấp dẫn.
Bước 7: Tổ chức trò chơi và các hoạt động giải trí vui vẻ.
Bước 8: Bế mạc chương trình.
5. Các chi phí tổ chức gala dinner cần thiết cho một buổi tiệc hoàn hảo
Chi phí tổ chức gala dinner khoản ăn uống
Tùy theo quy mô của từng công ty/tổ chức mà mỗi buổi gala dinner sẽ có tổng chi phí khác nhau. Nếu công ty/tổ chức có quy mô từ trung bình đến lớn thì mức chi phí ăn uống mà doanh nghiệp phải chi vào tổng chi phí tổ chức gala dinner sẽ không nhỏ.
Chi phí tổ chức gala dinner khoản thuê địa điểm
Hầu hết các chủ cho thuê địa điểm tổ chức gala dinner đều yêu cầu khách hàng phải đặt cọc khi thuê địa điểm tổ chức tiệc. Chi phí đặt cọc thường là 50% hoặc tùy vào giá mà chủ địa điểm thuê đưa ra. Phần còn lại của chi phí đặt cọc sẽ được thanh toán sau khi bữa tiệc kết thúc.
Tương tự với chi phí ăn uống, chi phí thuê địa điểm cũng sẽ phụ thuộc phần lớn vào quy mô tổ chức và số lượng người tham gia. Nếu gala dinner được tổ chức với mục đích liên hoan cuối năm dành cho nội bộ công ty thì có thể thuê địa điểm nhỏ phù hợp với số lượng nhân viên trong công ty.
Chi phí tổ chức gala dinner khoản thuê trang thiết bị
Trang thiết bị là một trong những yếu tố không thể thiếu trong buổi gala dinner, đặc biệt là những công ty lớn hoặc các buổi tiệc phải đón tiếp khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp chắc hẳn cũng không muốn hình ảnh của công ty trở nên không đẹp trong mắt của các đối tác khi tổ chức gala dinner mà không có sân khấu, âm thanh, ánh sáng hoặc với dàn âm thanh không chất lượng.
Đây cũng là một khoản chi có giá ngang bằng với khoản thuê địa điểm. Tuy nhiên, chi phí thuê trang thiết bị cũng sẽ khác nhau tùy vào quy mô điều kiện của công ty tổ chức gala dinner.
Âm thanh và ánh sáng
Nếu sân khẩu là yếu tố không thể thiếu thì âm thanh ánh sáng cũng là các yếu tố không thể bỏ qua.
Ngoài việc đảm bảo chất lượng âm thanh sao cho không bị rè, nhỏ hay gặp trục trặc trong suốt quá trình diễn ra gala dinner dù là tiệc trong nhà hay ngoài trời thì chọn dàn âm thanh ánh sáng theo quy mô cũng là điều mà doanh nghiệp cần chú ý.
Với chương trình gala dinner có quy mô nhỏ (số lượng người tham gia trong khoảng từ 10 - 20 người) thì doanh nghiệp có thể sử dụng dàn loa kéo nhỏ thông thường cho phù hợp và tiết kiệm chi phí.
Chi phí tổ chức gala dinner phần nhân sự
Để tổ chức buổi gala dinner hoàn chỉnh thì không thể thiếu dàn nhân sự chỉn chu. Không chỉ vậy, đối với các buổi gala dinner có quy mô lớn, nhất là tiệc của các thương hiệu nổi tiếng thì càng phải đầu tư nhân sự. Nhân sự thuê ngoài mà doanh nghiệp cần phải chi khoản tiền trong chi phí tổ chức gala dinner có thể kể đến là:
MC: là người dẫn chương trình theo kịch bản được soạn sẵn. MC nhiều kinh nghiệm sẽ giúp cho buổi tiệc diễn ra đúng chủ đề, đúng mục đích và giữ lửa vui nhộn cho suốt chương trình. Tuy nhiên, MC nhiều kinh nghiệm thì giá thuê cho gala dinner hay giá team building thường không rẻ. Thế nhưng để đảm cho chương trình diễn ra được hoàn hảo thì doanh nghiệp nên đầu tư chi phí tổ chức gala dinner để thuê MC có kinh nghiệm.
Ca sĩ, vũ đoàn: Một buổi tiệc tối sẽ cực kì sôi động và cảm xúc nếu doanh nghiệp thuê được những nhân sự văn nghệ chất lượng. Đặc biệt, quy mô doanh nghiệp càng lớn, gala dinner càng hoành tráng thì ca sĩ, vũ đoàn càng là yếu tố không thể bỏ qua.
Trên đây là những thông tin về ý nghĩa gala dinner cũng như cách tổ chức gala dinner thu hút và thành công mà công ty Sự Kiện Mạnh Hùng muốn chia sẻ đến quý khách. Nếu có thắc mắc xin vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ ngay nhé !
👌👌MẠNH HÙNG EVENT - TRANG TRÍ VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI
Hotline:
😍😍😍0986.831.853 - Mr Dũng
😍😍😍0988 653 111 - Mr Hùng
